В наше время для описания бизнес-среды, в которой работают компании, все чаще используют довольно загадочную аббревиатуру VUCA, и 2020-й год доказал, что не зря. Мир VUCA расшифровывается, как:

• Volatility (нестабильность)
• Uncertainty (неопределенность)
• Complexity (сложность)
• Ambiguity (неоднозначность)

Мы чувствуем и понимаем, как сложно компаниям работать и развиваться в мире неопределенности и хотим сделать акценты на самых важных вещах в построении финансовой системы, а именно планировании и контроле главных активов – денежных средств и дебиторской задолженности.

Часть 1. Управление и контроль денежными средствами

Управление денежными средствами - это ежедневный контроль денежных средств с целью сбалансированности поступлений и списаний, а также избежания кассовых разрывов.

Мы предлагаем два основных инструмента для облегчения такого контроля финансистам:

• Блок по заявкам на расходование средств;
• Платежный календарь.

1.1. Блок по заявкам на расходование средств

Заявка создается менеджером, ответственным за расходование средств и является первым шагом к включению платежа в планы. Далее заявка проходит стадии необходимые для согласования и только потом попадает в обработку к финансистам для непосредственного осуществления платежа.
Заявка на оплату формируется на основании документов Счет поставщика и Накладные расходы:

Форма заявки:

В заявке есть поле "Утверждено", которое проставляет ТОЛЬКО пользователь с особой ролью, и после этого заявки попадают в список к оплате. Список заявок на оплату:

По кнопке "Открыть список для утверждения" открывается перечень заявок, в которых нужно поставить флажок "Утверждено". Проставлять флажок можно прямо в списке, не открывая документ.

По кнопке "Открыть список для оплаты" открывается список документов, которые разрешены к оплате. В столбце "Выбор" ставятся галочки, какие именно заявки идут на оплату, здесь же можно сформировать "Списания денежных средств".

Данный алгоритм можно продолжить тем, чтобы сформированные списания загружать в банк-клиент и формировать платежные поручения.

1.2. Платежный календарь

Платежный календарь выполняет две основные функции:

• при формировании за прошлые периоды отчет показывает фактическое движение денежных средств в разрезе каждого контрагента и документа движения денежных средств и/или в разрезе видов деятельности (оперативная, финансовая, инвестиционная);
• при формировании на будущие периоды отчет показывает прогнозные притоки и оттоки денежных средств в разрезе каждой валюты, контрагента и документа движения денежных средств.

Отчет составляется на основании планируемых дат оплаты, которые содержатся в каждом финансовом документе (счет, счет поставщика, накладные расходы). Для планирования авансовых платежей, а также движений финансовой деятельности разработан специальный документ Планирование аванса. Подробнее об отчете можно прочесть по ссылке. 

Часть 2. Управление и контроль дебиторской задолженности

Одна из самых важных задач менеджмента – это обеспечить компанию денежными средствами для поддержания деятельности и дальнейшего развития.

Основной приток средств компании безусловно получают от своих клиентов. При этом, как правило, эти средства поступают не сразу по выполнению работ, а по истечению срока кредитования. Важная задача финансовой и коммерческой службы состоит в том, чтобы обеспечить надлежащую платежную дисциплину клиентов и соблюдение ими оговоренных кредитных условий.

Тем важнее эта задача для экспедиторских компаний, которые являются посредниками в транспортной деятельности и должны своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками транспортных услуг (линии, терминалы, автоперевозчики). Инструменты нашего ERP, которые помогут в отражении и анализе услуг, оказанных в кредит, и платежной дисциплины клиентов:

2.1. Фиксация кредитных условий в карточке клиента/контрагента.

Карточка клиента позволяется учитывать все существенные кредитные условия:

• период кредитования в зависимости от наступлений различных событий, оговоренных договором с клиентом;
• расчет периода по банковским либо календарным дням;
• контроль кредитного лимита.

2.2. Развернутый отчет о дебиторской задолженности

Отчет по дебиторской задолженности позволяет анализировать как просроченные счета, так и те, по которым срок оплаты еще не наступил.
Также доступна форма отчета в разрезе периодов возникновения/просрочки счетов на клиента.

2.3. Отчет по платежной дисциплине

К сожалению, как показывает практика бизнеса, клиенты не всегда аккуратно придерживаются платежной дисциплины, оговоренной в контракте. В связи с этим мы дополнили программу отчетом, который позволяет наглядно увидеть, какие кредитные условия предоставлены клиентам и какими были сроки кредитования по факту. Форма отчета:

Отчет предусматривает два варианта группировок: по менеджерам и по плательщикам.
Вариант по менеджерам позволяет проанализировать платежную дисциплину клиентов, закрепленных за конкретным менеджером, а соответственно понять эффективность работы сотрудника с дебиторской задолженностью. Данные отчета детализируются в разрезе каждого счета и показывают три типа дат и соотношения между ними:

• дата счета
• планируемая дата оплаты согласно утвержденных кредитных условий
• фактические даты оплаты.

Исходя из указанных дат, мы получаем данные о планируемом сроке кредитования и фактическом периоде отсрочки платежа. Столбец "Отклонения" показывает разницу между этими двумя периодами. На основании данных отчета можно проанализировать, какие клиенты не соблюдают оговоренные кредитные условия, и как сильно эти условия нарушаются. Такая информация необходима для того, чтобы принимать дальнейшие управленческие решения и более точно прогнозировать денежные потоки.

Чтобы понимать, насколько успешна ваша работа с дебиторской задолженностью, и как быстро выставленный счета становятся денежными средствами, мы рекомендуем вам вести статистику по коэффициенту и периоду оборачиваемости дебиторской задолженности, которые рассчитываются по формулам:

Коэффициент оборачиваемости = Доход / ((ДС на начало периода + ДЗ на конец периода) : 2)
Период оборачиваемости в днях = 365 / Коэффициент оборачиваемости

Часть 3. Взгляд в будущее – бюджеты

Платежный календарь – это наш инструмент, чтобы посмотреть в будущее на короткий срок, но безусловно, этого мало. Компаниям необходимо расширять горизонты планирования, чтобы быть готовыми к росту и развитию.
Если вы только планируете построить систему бюджетирования, то мы рекомендуем сделать следующие подготовительные шаги:

1. Определите основные бизнес-процессы компании и их владельцев. Крайне важно, чтобы сотрудники, ответственные за определенные статьи бюджета, действительно могли их контролировать согласно своим полномочиям;
2. Определите финансовую структуру компании, выделите центры ответственности (центры доходов, расходов, прибыли);
3. Составьте бюджетный регламент – руководство по подготовке бюджетов. Это может быть небольшой документ, но он внесет ясность в непростой процесс бюджетирования.

А непосредственно с форматом и структурой бюджета вам поможет наш блок Бюджетирование, состоящий из следующих частей:

1. Планирование продаж, которое включает в себя документ по планированию и отчет о запланированных объемах:
2. Анализ запланированных и фактических данных о продажах:
3. Документ с бюджетными показателями доходов и расходов. Статьи бюджета компания настраивает и определяет самостоятельно с помощью конструктора статей.
4. Анализ бюджетных и фактических показателей за любой период.

Планирование продаж

План продаж вносится с помощью документа "Планирование продаж":

Данные документов группируются по периодам, менеджерам и клиентам и выводятся в сводный отчет следующего формата:

Планирование прочих доходов и общехозяйственных (административных) расходов

Каждая компания может самостоятельно или с помощью наших специалистов настроить тот формат и детализацию бюджетного отчета о прибыли и убытках, который она считает оптимальным. Статьи, формулы и иерархия также настраивается пользователями.
Например, ниже вариант пользовательской настройки статей Бюджета:

По результатам настройки получается вот такой документ для внесения бюджетных показателей:

Доходы и расходы из соответствующих справочников привязываются к каждой статье Бюджета для последующего сопоставления план/факт.

Сопоставление забюджетированных и фактических данных

Важным преимуществом автоматизации бюджетного блока по сравнению с ручными расчетами является тот факт, что в программе каждый введенный документ тут же отражается в Отчете по сопоставлению плановых и фактических показателей, т.е. на любой момент времени можно посмотреть, насколько использована каждая статья бюджета. Такой учет облегчает текущий контроль над расходами периода и определение перерасхода.
Формат отчета:

Мы надеемся, что описанные инструменты будут полезны вашей компании и готовы помочь в их настройке и внедрении.