Для тех компаний, кто уже внедрил наш блок по бюджетированию, мы предлагаем расширение функционала по планированию и контролю, а именно добавление документов Заявки на расходы.

Документ Заявка помогает сделать прозрачным санкционирование платежей, а ее связь с бюджетом облегчает процесс согласования.

Заявка на оплату формируется на основании документов Счет поставщика и Накладные расходы, суммы, указанные в заявке сверяются с бюджетом. Если статья бюджета уже использована, программа выдает служебное сообщение, но заявку сохраняет. Такая процедура контроля в первую очередь важна для накладных расходов.

В заявке есть поле Утверждено, которое проставляет пользователь с ролью Директор. Утверждение заявок также можно производить из списка заявок на утверждение. При этом проставлять флажок выбора можно прямо в списке, не заходя в конкретные документы.

Заявки, которые приводят к превышению статьи Бюджета, подсвечиваются другим цветом.

Только после утверждения заявки попадают в список документов к оплате, который выглядит следующим образом:

В данном списке можно просмотреть все планируемые подтвержденные оплаты, а также прямо из списка создать при необходимости списания денежных средств с последующим переносом в банк-клиент.

Также мы можем предложить сделать данный блок еще более динамичным, а именно настроить чат-бот для согласования заявок или разработать мобильное приложение.

Тем компаниям, которые еще не пользуются нашим блоком по бюджетированию, мы предлагаем внедрить его для бюджетов 2022 года.

Зачем компании Бюджеты и их автоматизация

Современная бизнес-среда является крайне динамической и быстроменяющейся. Компания не может успешно конкурировать, находясь только в сегодняшнем моменте и/или анализируя данные прошлых периодов. Взгляд в будущее является неотъемлемой частью успешной стратегии ведения бизнеса.

Поэтому в той или иной степени все компании занимаются прогнозированием будущих результатов, но, как правило, это делается в Эксель, процесс становится не прозрачным и очень трудоемким в первую очередь для финансистов. Впоследствии дополнительную работу создает ежемесячное сравнение план/факт, которое проводится вручную.

В связи с этим нашей компанией разработан блок документов и отчетов по бюджетированию, а также анализу отклонений план/факт, который помогает оценить прогнозное финансовое состояние компании, прогресс в выполнении планов, результативность каждого менеджера, ожидаемую и фактическую прибыль в разрезе клиентов.

Блок по построению бюджетов состоит из следующих частей:

1. Планирование продаж, которое включает в себя документ по планированию и отчет о запланированных объемах.
2. Анализ запланированных и фактических данных о продажах.
3. Документ с бюджетными показателями доходов и расходов. Статьи бюджета компания настраивает и определяет самостоятельно с помощью конструктора статей.
4. Анализ бюджетных и фактических показателей за любой период.

Планирование продаж

План продаж вносится с помощью документа Планирование продаж:

Данные документов группируются по периодам, менеджерам и клиентам и выводятся в сводный отчет следующего формата:

Планирование прочих доходов и общехозяйственных (административных) расходов

Каждая компания может самостоятельно или с помощью. Наших специалистов настроить тот формат и детализацию бюджетного отчета о прибыли и убытках, который она считает оптимальным. Статьи, формулы и иерархия также настраивается пользователями.

Например, ниже вариант пользовательской настройки статей Бюджета.

По результатам настройки получается вот такой документ для внесения бюджетных показателей:

Доходы и расходы из соответствующих справочников привязываются к каждой статье Бюджета для последующего сопоставления план/факт.

Сопоставление забюджетированных и фактических данных

Важным преимуществом автоматизации бюджетного блока по сравнению с ручными расчетами является тот факт, что в программе каждый введенный документ тут же отражается в Отчете по сопоставлению плановых и фактических показателей, т.е. на любой момент времени можно посмотреть, насколько использована каждая статья бюджета. Такой учет облегчает текущий контроль над расходами периода и определение перерасхода.

Формат отчета: